I.Surat
1. Pengertian
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana
pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat
pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.Pada umumnya, dibutuhkan perangko
dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan
pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar
juga.
2. Jenis Surat
a. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk
kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau
keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai
keinginan penulis
5. Format surat bebas
b. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk
kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya
undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:
1. Menggunakan kop surat apabila
dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup
yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari
lembaga resmi
6. Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
· Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan
huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis
dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
· Nomor surat, yakni urutan surat yang
dikirimkan
· Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan
selain surat
· Hal, berupa garis besar isi surat
· Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan
sejajar dengan nomor surat)
· Alamat yang dituju (jangan gunakan kata
kepada)
· Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
· Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya
ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang
disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
· Penutup surat
Penutup surat, berisi
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk
pegawai atau NIP)
· Tembusan surat, berupa
penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.
c. Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan
formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam
pengelolaan administrasi dalam suatu instansi.Fungsi dari surat dinas yaitu
sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan
arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk
surat keputusan dan surat instruksi.Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi
atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran,
dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup
yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi
atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu
Berikut ini adalah Lampiran Tugas Softskill ke-3;
